Bekannt aus "TV Total Quizboxen" von Pro 7

Das Eisenhower- Prinzip steht exemplarisch für die klassischen Zeitmanagement- Methoden. Diese  sind kleinkariert, bürokratisch, machen einen unflexibel, ersticken jeden Anflug von Kreativität und Schaffensdrang und führen darüber hinaus zu Angst, Stress und Zeitdruck. Man kennt das doch: Man hat eine Wochenplanung und ermittelt ganz genau für jeden einzelnen Tag die Aufgaben nach den klassischen Methoden des Zeitmanagements. Man schreibt fleißig alle Aufgaben in seinen Kalender, schätzt die Länge, ermittelt Pufferzeiten und priorisiert sie mit dem Eisenhower- Prinzip nach wichtig und dringend. 60-80% des Tages bzw. der Woche werden verplant! Das kann heutzutage nicht mehr funktionieren!

Heutzutage haben sich die Arbeitsbedingungen grundlegend geändert. Kunden, Geschäftspartner, Kollegen  und Freunde erwarten, dass auf E- Mails/ XING und Facebook- Nachrichten innerhalb von ein paar Minuten bis spätestens 24h geantwortet wird. Alles muss ASAP gehen.

Bei diesem Dauerstress bekommt man leicht das Gefühl, dass man vor lauter E-Mails und Gesprächen gar nicht mehr zum Arbeiten kommt – ein Teufelskreis beginnt. Der Berg an unerledigten Aufgaben steigt an. Noch größerer Stress und Zeitdruck sind die Folge. Panik und Ängste entstehen: „Wie soll ich das nur alles schaffen?“ , „Mein Tag braucht 30 Stunden“ und „Ich brauch dringend Urlaub“ sind typische Aussagen, die ich immer wieder zu hören bekomme.

All das kann dazu führen, dass die Konzentrationsfähigkeit leidet. Wenn man unkonzentriert arbeitet, entstehen häufig Fehler. Aufgaben/ Vorgänge müssen zwangsläufig mehrmals bearbeitet werden. Das kostet noch mal Zeit und Energie und geht auf die Nerven. Der Berg an unerledigten Aufgaben steigt weiter und weiter und weiter…

Die Alternative zum Eisenhower- Prinzip als Weg aus dem Dauerstress 

Ein klare, sich wiederholende Struktur führt dazu, die Komplexität des Jobs zu durchblicken. Als Folge hat man Zeitmanagement, das auch in der Praxis funktioniert.

Theoretisch ist das  einfach: Schreib alle Aufgaben auf und anschließend machst du das Unternehmen für 2 Monate komplett zu. In dieser Zeit bist du im Büro für niemanden zu erreichen und kümmerst dich in dieser Zeit nur darum, die Aufgaben abzuarbeiten. Helfen würde das, aber in der Praxis funktioniert das leider nicht!

In der Praxis besteht das Ziel darin, wieder ein Gleichgewicht herzustellen zwischen Anspannung und Entspannung – zwischen Aufgaben, die täglich neu dazukommen und jenen, die abgearbeitet werden können. Ziel ist der ideale Workflow, der einen glücklich und zufrieden werden lässt.

 1)      Tagesplanung

Mein Ansatz ist nicht neu, sondern einfach nur konsequent. Es gibt nur eine Sache, die man sich merken muss. Bevor man mit dem Tagesgeschäft anfängt, werden erst mal 2-3 Stunden reserviert, in der man ungestört und ohne Ablenkung arbeiten kann. In dieser Zeit werden z.B. anstehende Aufgaben abgearbeitet, an langfristigen Projekten/ Aufgaben weitergearbeitet, neue Ideen/ Konzepte umgesetzt oder auch  „lästige“ Aufgaben erledigt.

Wenn man sich konsequent an diese Form der Tagesplanung hält, dann wird man feststellen, dass die Aufgaben auch tatsächlich abgearbeitet werden(!). Der Berg an unerledigten Aufgaben wird kleiner -  die Aufgabenliste schrumpft auf ein normales Maß. Der permanente Zeitdruck wird weniger und man mal eine Pause zwischendurch genießen. Beides begünstigt die Konzentrationsfähigkeit und erhöht schlussendlich den Workflow.

 2)      Mini- Outsourcing

Es gibt Routine- Aufgaben im Büro, die z.T. sehr zeitaufwändig sein können und als „lästig“ empfunden werden. Darunter fallen Aufgaben wie z.B. Reisebuchungen oder Internet- Recherchen. Solche Aufgaben und auch ganze Projekte können an externe Dienstleister oder an VPA`s (Virtuelle Persönliche Assistenten) auslagert werden. Diese Anbieter sind meist günstiger und erledigen das auch meist schneller, als wenn man selbst die Aufgaben macht. Das spart unterm Strich Zeit und Geld und schont die Nerven, weil man mehr Zeit für seine Kernaufgaben hat. Was Besseres kann man sich kaum vorstellen, oder?