Zeitmanagement

Wenn man Zeitmanagement hört, dann denkt man wahrscheinlich an to do- listen, Pareto- Prinzip, an Sätze wie „wir haben schon46,9% Fortschritt erzielt“ oder vielleicht auch an komplizierte Tages- und Wochenpläne, die auf dem Papier gut aussehen, aber in der Praxis nicht funktionieren. Ist doch so, oder?

Dabei ist aus meiner Sicht Zeitmanagement mehr als das bloße Strukturieren von Aufgaben und Pünktlich-zum-Termin-kommen. Zeitmanagement ist wie ein Arbeitsprozess (Workflow), ein offenes System, eine Endlos- Schleife, wie ein Auf und Ab, ein Kreislauf,  ein Rhythmus  - oder wie eine Never Ending Love Story.

Zeitmanagement kann und wird nie abgeschlossen sein! Täglich wird an Aufgaben weitergearbeitet, einige werden erledigt und einige werden tage- bzw. wochenlang vor sich hergeschoben- Stichwort Aufschieberitis. .

Werde zum Regisseur deiner Love Story

Ich hätte das auch nennen können: Werde zum Prozessoptimierer, aber das klingt nicht so schön.

Wie auch immer: in einer to-do- Liste stehen mehr meist mehr als 100 Aufgaben, was vollkommen OK ist. Kein Grund zur Panik   Es wird immer mehr Aufgaben geben als Zeit zur Verfügung steht.

Doch jetzt kommt der entscheidende Unterschied: 

Nur mal angenommen, man hält sich an die Empfehlunegen, dann ist nicht mehr Frage ob ich das erledige, sondern einzig und allein wann: „Mache ich das jetzt oder lieber morgen früh in meinem persönlichen VIP- Block.“ Im Laufe der Zeit wird die Liste übersichtlicher. Möglicherweise kristallisieren sich auch Aufgaben heraus, die man als sehr zeitaufwändig und nervig empfindet. Da wünscht man sich jemand, der diese Aufgaben für einen erledigt. Heutzutage hat man Glück, dass es für so was externe Dienstleister gibt. Es gibt Menschen, die Spaß haben:

-          an der Buchhaltung,

-          die Steuererklärung auszufüllen,

-          Anträge auszufüllen,

-          Internet- Recherchen durchzuführen,

-          fremde Menschen anzurufen,

-          Berichte abzuschreiben,

-          aufzuräumen,

-          an Reiseplanungen,

-          uvm.

Das wäre doch gemein und fies, wenn wir diesen Menschen die Arbeit wegnehmen würde, nicht wahr

Fazit

Das Ziel von einem funktionierenden Zeitmanagement- System besteht darin, nur noch die Aufgaben zu erledigen, die man auch nur selbst erledigen kann. Restliche Aufgaben werden an Dienstleister abgegeben. So bleibt mehr freie Zeit für die Dinge, die einem wichtig sind – mach das, was dich glücklich und zufrieden macht. Der Glückliche hat auch viel zu tun, empfindet das aber nicht als Stress und Zeitdruck, sondern als Erfüllung auf ganz tiefer Ebene. Und wie sagte schon Schiller: „Dem Glücklichen schlägt keine Stunde“.

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Das Eisenhower- Prinzip steht exemplarisch für die klassischen Zeitmanagement- Methoden. Diese  sind kleinkariert, bürokratisch, machen einen unflexibel, ersticken jeden Anflug von Kreativität und Schaffensdrang und führen darüber hinaus zu Angst, Stress und Zeitdruck. Man kennt das doch: Man hat eine Wochenplanung und ermittelt ganz genau für jeden einzelnen Tag die Aufgaben nach den klassischen Methoden des Zeitmanagements. Man schreibt fleißig alle Aufgaben in seinen Kalender, schätzt die Länge, ermittelt Pufferzeiten und priorisiert sie mit dem Eisenhower- Prinzip nach wichtig und dringend. 60-80% des Tages bzw. der Woche werden verplant! Das kann heutzutage nicht mehr funktionieren!

Heutzutage haben sich die Arbeitsbedingungen grundlegend geändert. Kunden, Geschäftspartner, Kollegen  und Freunde erwarten, dass auf E- Mails/ XING und Facebook- Nachrichten innerhalb von ein paar Minuten bis spätestens 24h geantwortet wird. Alles muss ASAP gehen.

Bei diesem Dauerstress bekommt man leicht das Gefühl, dass man vor lauter E-Mails und Gesprächen gar nicht mehr zum Arbeiten kommt – ein Teufelskreis beginnt. Der Berg an unerledigten Aufgaben steigt an. Noch größerer Stress und Zeitdruck sind die Folge. Panik und Ängste entstehen: „Wie soll ich das nur alles schaffen?“ , „Mein Tag braucht 30 Stunden“ und „Ich brauch dringend Urlaub“ sind typische Aussagen, die ich immer wieder zu hören bekomme.

All das kann dazu führen, dass die Konzentrationsfähigkeit leidet. Wenn man unkonzentriert arbeitet, entstehen häufig Fehler. Aufgaben/ Vorgänge müssen zwangsläufig mehrmals bearbeitet werden. Das kostet noch mal Zeit und Energie und geht auf die Nerven. Der Berg an unerledigten Aufgaben steigt weiter und weiter und weiter…

Die Alternative zum Eisenhower- Prinzip als Weg aus dem Dauerstress 

Ein klare, sich wiederholende Struktur führt dazu, die Komplexität des Jobs zu durchblicken. Als Folge hat man Zeitmanagement, das auch in der Praxis funktioniert.

Theoretisch ist das  einfach: Schreib alle Aufgaben auf und anschließend machst du das Unternehmen für 2 Monate komplett zu. In dieser Zeit bist du im Büro für niemanden zu erreichen und kümmerst dich in dieser Zeit nur darum, die Aufgaben abzuarbeiten. Helfen würde das, aber in der Praxis funktioniert das leider nicht!

In der Praxis besteht das Ziel darin, wieder ein Gleichgewicht herzustellen zwischen Anspannung und Entspannung – zwischen Aufgaben, die täglich neu dazukommen und jenen, die abgearbeitet werden können. Ziel ist der ideale Workflow, der einen glücklich und zufrieden werden lässt.

 1)      Tagesplanung

Mein Ansatz ist nicht neu, sondern einfach nur konsequent. Es gibt nur eine Sache, die man sich merken muss. Bevor man mit dem Tagesgeschäft anfängt, werden erst mal 2-3 Stunden reserviert, in der man ungestört und ohne Ablenkung arbeiten kann. In dieser Zeit werden z.B. anstehende Aufgaben abgearbeitet, an langfristigen Projekten/ Aufgaben weitergearbeitet, neue Ideen/ Konzepte umgesetzt oder auch  „lästige“ Aufgaben erledigt.

Wenn man sich konsequent an diese Form der Tagesplanung hält, dann wird man feststellen, dass die Aufgaben auch tatsächlich abgearbeitet werden(!). Der Berg an unerledigten Aufgaben wird kleiner -  die Aufgabenliste schrumpft auf ein normales Maß. Der permanente Zeitdruck wird weniger und man mal eine Pause zwischendurch genießen. Beides begünstigt die Konzentrationsfähigkeit und erhöht schlussendlich den Workflow.

 2)      Mini- Outsourcing

Es gibt Routine- Aufgaben im Büro, die z.T. sehr zeitaufwändig sein können und als „lästig“ empfunden werden. Darunter fallen Aufgaben wie z.B. Reisebuchungen oder Internet- Recherchen. Solche Aufgaben und auch ganze Projekte können an externe Dienstleister oder an VPA`s (Virtuelle Persönliche Assistenten) auslagert werden. Diese Anbieter sind meist günstiger und erledigen das auch meist schneller, als wenn man selbst die Aufgaben macht. Das spart unterm Strich Zeit und Geld und schont die Nerven, weil man mehr Zeit für seine Kernaufgaben hat. Was Besseres kann man sich kaum vorstellen, oder?

Heutzutage gibt es ihn tatsächlich: Dschinni, den Flaschengeist. Es sind externe Dienstleister und Virtuelle Persönliche Assistenten, an die man Arbeiten delegieren kann.

Zum Thema “delegieren” gibt es zahlreiche Tipps und Tricks, was man beachten sollte. Und natürlich gibt es auch wissenschaftliche Modelle wie z.B. das Harzburger Modell. In diesem Artikel gebe ich  meine eigene Erfahrung weiter. Denn als ich angefangen habe, Arbeiten an meinen VPA zu delegieren, habe ich viele Fehler gemacht. Das hat mich einiges an Geld gekostet.

Ich habe daraus gelernt. Heute sehe ich das so: *Eigentlich* ist Delegieren ist ganz einfach.

Vorgehensweise

Ich empfehle folgende Vorgehendweise: Mach erstmal selber die Arbeit, die du delegieren möchtest und dokumentierte die einzelnen Arbeitsschritte. Das hat drei  Vorteile:

1)    Es kann genau gesagt werden, was zu tun ist.

2)    Rückfragen und Missverständnisse können im Vorfeld besprochen und ausgeräumt werden. Das  spart unnötige Verzögerungen.

3)    Du überprüft gleichzeitig, ob die Arbeit überhaupt zum Delegieren geeignet ist.

Unbedingt zu beachten

1)    Gewähre dem Mitarbeiter/ Assistenten Freiräume und gib ihm einen Vertrauensvorschuss. Er soll selber entscheiden und bestimmen, wie er die Arbeit erledigt. Hauptsache das Ergebnis stimmt. Und wenn das Ergebnis mal nicht ganz zu Deiner Zufriedenheit ist, dann ändere die Arbeitsanweisung. Aus der Kommunikationstheorie ist bekannt: Der Sender ist verantwortlich für die Botschaft, die beim Empfänger ankommen soll.

2)    Gib dem Mitarbeiter/ Assistenten ein festes zeitliches Limit wie lange er zunächst an der Aufgabe arbeiten soll, z.B. 2 Stunden. Danach wird das Zwischenergebnis besprochen und entschieden, wie es weitergeht.  Eventuelle Abweichungen vom eigentlichen Ziel können frühestmöglich korrigiert werden. Das spart Zeit, Geld und schont die Nerven.

Dieses ist ein Gastartikel von Kasey Navita Phifer.

Das Thema Zeitmanagement wurde bereits viel diskutiert, in Seminaren gelehrt und in Büchern vorgestellt. Leider ist Zeitmanagement nur bis zu einem bestimmten Punkt effektiv, denn es gibt nur 24 Stunden am Tag. Wenn die Arbeit sich auf dem Schreibtisch stapelt, andauernd wichtige Termine vor der Tür stehen und das Telefon ständig klingelt, hat man das Gefühl ein Tag müsste mindestens 30 Stunden haben.

Wie entscheidet ein derart überlasteter Manager in solch einer Situation, wie er seine knappen 250 Arbeitstage pro Jahr verbringt?

Damit sich das Ganze besser veranschaulichen lässt, werden wir Max Mustermann als Beispiel betrachten: Max ist Einzelunternehmer in Berlin, und betreibt seit zehn Jahren sein Geschäft als Weinhändler. Er importiert Weinsorten aus Italien und Frankreich und verkauft sie an Endkunden weiter. Er kümmert sich selbst sowohl um das Marketing und Bestellen als auch die Buchhaltung und Kundenbetreuung der Firma. Denn finanziell kann er sich keine eigene Sekretärin leisten.

Das Wort „Selbständig“ neu definieren

Max denkt, selbständig heißt „alles selber machen, und das ständig“. Die Wahrheit sieht jedoch anders aus: Max erledigt die Bestellung neuer Weinsorten tagsüber, in der Zeit zwischen den verschiedenen Aufgaben der Kundenbetreuung, und hat nur abends Zeit für die Buchhaltung. Obwohl er grundsätzlich fähig ist, alles selber zu erledigen, setzt ihn das Wachstum seines Unternehmens zeitlich zunehmend unter Druck.

Das Paretoprinzip

Das Paretoprinzip kann Max dabei helfen, seine Prioritäten zu setzen. Das Paretoprinzip ist nach Vilfredo Pareto benannt und wird auch als Pareto-Effekt oder 80-zu-20-Regel bezeichnet. Pareto war der Meinung, dass man 80 Prozent der Ergebnisse in 20 Prozent der Gesamtzeit eines Projekts erreicht.  Umgekehrt wird in 80 Prozent der Arbeitszeit also nur 20 Prozent des wirklich wichtigen Ergebnisses erbracht. Max überlegt also nun, wie er seine knappen Ressourcen auf die wichtigsten 20 Prozent seines Unternehmens konzentrieren kann.

Was soll outgesourct werden?

Als erstes sollte Max entscheiden, welche Tätigkeiten outgesourct werden sollen und ob das lang- oder kurzfristig erfolgen soll. Die folgenden Möglichkeiten stehen ihm zur Verfügung:

1. Kleinprojekte outsourcen lassen

Ob er ein neues Firmenlogo entwerfen lassen will oder einen vierteljährlichen Newsletter in Gang setzen möchte – solche Projekte kann Max auf virtuellen Arbeitsplattformen wie www.vworker.com veröffentlichen. Max kann die Frist und Bezahlung festlegen und viele solcher Webseiten bieten eine Zufriedenheitsgarantie.

2. Backoffice bzw. Sekretariat outsourcen lassen

Max hat schon eine Sekretärin als Teilzeitkraft eingestellt. Zur Abdeckung des Wochenendes oder der Abendstunden oder als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung für sie kann er zusätzlich ein virtuelles Sekretariat von www.ebuero.de einrichten.  So kann er schnell und flexibel ohne Mindestlaufzeit oder Mindestumsatz auf zusätzliches Personal zugreifen.

3. Die (Online) Marketingabteilung outsourcen

Max kann auch eine ganze Abteilung outsourcen. Die Firma Textzeichnerin bietet entweder das ganze Online-Marketingpaket oder einzelne Aufgaben (Leadgenerierung, Linkbuilding, usw.) an: http://www.textzeichnerin.com/was/marketing-outsourcing/

4. Webpräsenz kostenlos erstellen

www.de.wordpress.com stellt Max die Möglichkeit bereit, seinen eigenen Blog inklusive Vorlagen und Hilfetipps zu verfassen. Er kann auch für etwa 14€ eine Domain registrieren lassen. So kann er seiner Firma zu noch mehr Wachstum verhelfen.

Kasey Navita Phifer arbeitet bei der ebuero AG, welche seit dem Jahr 2000 Telefon- und Büroservice anbietet. Eine virtuelle Sekretärin von ebuero bietet Ihnen optimale Erreichbarkeit 24h an 365 Tagen im Jahr – Testen Sie den Service von ebuero kostenfrei und unverbindlich in nur drei Minuten hier: www.ebuero.de.

Als ich zum ersten Mal von einem virtuellen persönlichen Assistenten (VPA) gelesen habe, dachte ich nur: Klasse! Da gibt es jemanden, der mir Arbeit abnimmt und dabei noch sehr preiswert ist. Und ich muss ihn noch nicht mal einstellen und spare mir damit den Papierkram. Weiterlesen.

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